Incassokosten berekenen
24/7 inzicht in uw dossier
Regels, staffel en voorbeelden voor ondernemers
Wilt u incassokosten rekenen aan een klant die niet betaalt? Dan moet eerst duidelijk zijn over welk bedrag u rekent, of uw klant consument of ondernemer is, welke aanmaning is verstuurd en of de factuur inhoudelijk wordt betwist. Vooral bij consumenten gaat het in de praktijk vaak mis: een verkeerde termijn of een te hoge hoofdsom kan ertoe leiden dat de incassokosten later worden afgewezen.
Op deze pagina leest u hoe u incassokosten berekent, wanneer u ze mag rekenen en wanneer voorzichtigheid nodig is. Wilt u direct een bedrag controleren? Gebruik dan onze incasso calculator. Twijfelt u of uw dossier juridisch sterk genoeg is, dan is het verstandig om eerst de factuur, de aanmaning en de reactie van de debiteur te laten beoordelen.
Incassokosten zijn kosten die u maakt om een openstaande vordering buiten de rechter om betaald te krijgen. Denk aan kosten voor sommaties, telefonisch contact, dossierbeoordeling en het inschakelen van een incasso advocaat. Juridisch worden deze kosten meestal aangeduid als buitengerechtelijke incassokosten.
Of u deze kosten aan de debiteur mag doorbelasten, hangt vooral af van vier vragen.
- Is de factuur opeisbaar?
Een factuur moet eerst opeisbaar zijn. Dat betekent dat de betalingstermijn is verstreken of dat uit de overeenkomst volgt dat de debiteur inmiddels moet betalen. Staat de vervaldatum nog open, dan is het te vroeg om incassokosten te rekenen.
- Gaat het om een consument of zakelijke klant?
Bij consumenten geldt meer bescherming. U moet dan rekening houden met de wettelijke 14 dagenbrief. Bij zakelijke klanten is meer ruimte voor afspraken in de overeenkomst of algemene voorwaarden, maar ook daar moet de vordering zorgvuldig zijn opgebouwd.
- Is de juiste aanmaning verstuurd?
Bij consumenten is een correcte aanmaning beslissend. De debiteur moet na ontvangst nog minimaal 14 dagen de kans krijgen om zonder incassokosten te betalen. De brief moet duidelijk maken welk bedrag openstaat en welk bedrag aan incassokosten verschuldigd wordt als betaling uitblijft.
- Wordt de factuur inhoudelijk betwist?
Als de debiteur gemotiveerd uitlegt waarom de factuur niet klopt, is het meestal onverstandig om blind incassokosten te blijven verhogen. Dan moet eerst worden beoordeeld of de vordering inhoudelijk sterk genoeg is. Lees in dat geval ook onze pagina over buitengerechtelijke incassokosten en laat het dossier controleren voordat u vervolgstappen zet.
Hoe werkt de wettelijke staffel voor incassokosten?
De wettelijke staffel bepaalt welk bedrag aan buitengerechtelijke incassokosten in veel gevallen redelijk is. De staffel loopt mee met de hoogte van de hoofdsom. Over het eerste deel van de vordering geldt een hoger percentage dan over het hogere deel van de vordering.
- Deel van de hoofdsom
- Over de eerste € 2.500
- Over de volgende € 2.500
- Over de volgende € 5.000
- Over de volgende € 190.000
- Over het meerdere
- Percentage incassokosten
- 15 procent
- 10 procent
- 5 procent
- 1 procent
- 0,5 procent
Daarbij geldt een minimumbedrag van € 40. De maximale vergoeding bedraagt € 6.775.
Een belangrijk punt: u berekent de staffel over de hoofdsom. Dat is het bedrag dat nog openstaat aan facturen of vordering. Rente, eerdere incassokosten en proceskosten worden daar niet zomaar bij opgeteld voor een nieuwe berekening.
Wilt u het bedrag snel controleren? Gebruik dan de incasso calculator. Die is vooral handig wanneer u zeker weet dat de hoofdsom klopt en de juiste aanmaning is verstuurd.
Hieronder staan enkele praktische voorbeelden. Deze bedragen geven inzicht in de staffel, maar vervangen geen dossierbeoordeling. Bij consumenten, deelbetalingen of betwiste facturen kan de uitkomst anders uitpakken.
- Openstaande hoofdsom
- € 250
- € 500
- € 2.000
- € 7.500
- € 25.000
- Berekening
- 15 procent is € 37,50, minimum geldt
- 15 procent van € 500
- 15 procent van € 2.000
- 15 procent over € 2.500, 10 procent over € 2.500, 5 procent over € 2.500
- € 375 plus € 250 plus € 250 plus 1 procent over € 15.000
- Incassokosten
- € 40
- € 75
- € 300
- € 750
- € 1.025
Voorbeeld 1: een MKB klant betaalt een factuur van € 2.000 niet
Een leverancier heeft een factuur van € 2.000 gestuurd. De betalingstermijn is verlopen en de klant reageert niet op herinneringen. Volgens de staffel bedragen de incassokosten € 300.
In een zakelijke relatie kan daarnaast wettelijke handelsrente spelen. Of die rente verschuldigd is, hangt af van de gemaakte afspraken en de wettelijke regels. De incassokosten zelf blijven een aparte post. Verwar deze dus niet met rente of proceskosten.
Voorbeeld 2: een consument betaalt een factuur van € 500 niet
Bij een consument is het bedrag volgens de staffel € 75. Toch mag u dit bedrag pas vorderen als de consument een correcte 14 dagenbrief heeft ontvangen en daarna niet binnen de termijn heeft betaald.
Gaat de brief uit van een verkeerde termijn of een te hoog bedrag, dan loopt u het risico dat de incassokosten in een procedure worden afgewezen. De hoofdsom kan dan nog steeds toewijsbaar zijn, maar de extra kosten niet.
Voorbeeld 3: een zakelijke debiteur betaalt een deel van de factuur
Stel dat een zakelijke debiteur € 7.500 verschuldigd is en na aanmaning € 3.000 betaalt. Dan moet worden bekeken wanneer de deelbetaling is ontvangen en welk bedrag daarna nog openstaat. In de praktijk ontstaat discussie als de administratie niet duidelijk vastlegt op welke factuur of kostenpost de betaling is afgeboekt.
Leg deelbetalingen daarom zorgvuldig vast. Noteer de datum, het bedrag, de factuur waarop is betaald en welke restvordering overblijft. Dat voorkomt discussie als later incassokosten of rente worden gevorderd.
Incassokosten bij consumenten: let op de 14 dagenbrief
Bij consumenten is de 14 dagenbrief een veelvoorkomende valkuil. De consument moet eerst een duidelijke laatste kans krijgen om te betalen zonder incassokosten. Pas als die termijn ongebruikt is verstreken, kunnen buitengerechtelijke incassokosten verschuldigd worden.
Een goede 14 dagenbrief bevat in ieder geval:
- Het openstaande factuurbedrag.
- Een duidelijke betalingstermijn die ingaat na ontvangst van de brief.
- Het bedrag aan incassokosten dat verschuldigd wordt als betaling uitblijft.
- Een correcte omschrijving van de vordering.
- Een duidelijke betaalinstructie.
In de praktijk gaat het geregeld mis bij de termijn. Een formulering als “binnen 14 dagen na dagtekening” kan bij consumenten riskant zijn, omdat de termijn dan niet duidelijk genoeg aansluit op ontvangst van de brief. Veiliger is een formulering waarbij de termijn start na ontvangst van de brief.
Ook het bedrag moet kloppen. Wordt in de brief gerekend met een te hoge hoofdsom, dan kan dat gevolgen hebben voor de toewijsbaarheid van de incassokosten.
Heeft u vooral te maken met particuliere debiteuren? Dan is een juridische check van uw standaard aanmaning verstandig. Een fout model wordt anders in elk dossier opnieuw gebruikt.
Incassokosten bij zakelijke klanten
Bij zakelijke debiteuren is de beoordeling anders dan bij consumenten. Ondernemers hebben meer ruimte om afspraken te maken over betalingstermijnen, rente en incassokosten. Die afspraken kunnen in een overeenkomst of algemene voorwaarden staan.
Toch betekent dat niet dat elke kostenpost zonder discussie kan worden doorbelast. In een zakelijk dossier blijven drie punten belangrijk.
- De vordering moet opeisbaar zijn.
Zorg dat duidelijk is wanneer de betalingstermijn is verstreken. Een factuur zonder duidelijke vervaldatum of met onduidelijke afspraken leidt sneller tot discussie.
- De algemene voorwaarden moeten van toepassing zijn.
Als u zich beroept op incassokosten uit algemene voorwaarden, moet u kunnen aantonen dat die voorwaarden op de overeenkomst van toepassing zijn. Bij twijfel kijkt een rechter kritisch naar de totstandkoming van de afspraak.
- De kosten moeten verdedigbaar blijven.
Ook in zakelijke relaties is het verstandig om kosten goed te onderbouwen. Zeker bij hoge vorderingen, langdurige discussies of meerdere facturen is een heldere specificatie belangrijk.
Wilt u uw voorwaarden aanscherpen? Bekijk dan onze pagina over algemene voorwaarden laten opstellen. Goede afspraken vooraf maken incasso achteraf eenvoudiger.
Buitengerechtelijke incassokosten of gerechtelijke incassokosten?
Buitengerechtelijke incassokosten zijn kosten die worden gemaakt vóórdat de rechter inhoudelijk over de zaak oordeelt. Het gaat om werkzaamheden om betaling buiten de procedure te krijgen.
Gerechtelijke kosten ontstaan zodra een procedure wordt gestart. Denk aan griffierecht, deurwaarderskosten voor de dagvaarding, salaris gemachtigde of advocaatkosten volgens het liquidatietarief. Deze kosten worden anders beoordeeld dan buitengerechtelijke incassokosten.
Dat verschil is belangrijk. Een debiteur die de hoofdsom, rente en buitengerechtelijke incassokosten niet betaalt, kan uiteindelijk ook met proceskosten worden geconfronteerd. Andersom betekent het starten van een procedure niet dat alle gemaakte kosten automatisch volledig worden vergoed.
Wilt u weten hoe een gerechtelijk traject verloopt? Lees dan verder op gerechtelijke incasso of hoe werkt een incassoprocedure.
Incassokosten en btw
De vraag of btw over incassokosten mag worden berekend, komt vaak terug. De hoofdregel is dat btw alleen wordt doorbelast als de schuldeiser de btw over de incassodienst niet kan verrekenen.
Voor veel ondernemers die btw plichtig zijn, geldt dat zij btw op kosten kunnen terugvragen. In die situatie wordt btw over incassokosten meestal niet als schade bij de debiteur neergelegd. Bij partijen die geen btw kunnen verrekenen, zoals sommige vrijgestelde ondernemers of particuliere schuldeisers, kan dit anders liggen.
Omdat btw afhankelijk is van de positie van de schuldeiser, moet dit per dossier worden gecontroleerd. Reken btw dus niet automatisch mee omdat de incassopartner btw in rekening brengt. Dat is een andere vraag dan de vraag of de debiteur die btw moet vergoeden.
Deelbetalingen maken de berekening gevoeliger. De vraag is dan niet alleen hoeveel er nog openstaat, maar ook wanneer de betaling is ontvangen en waarop die betaling in mindering komt.
Bij consumenten speelt dit extra sterk. Als een consument binnen de termijn van de 14 dagenbrief een deel betaalt, kan dat gevolgen hebben voor het bedrag waarover incassokosten worden gevorderd. Wordt later gedagvaard, dan moet duidelijk worden vermeld welke betalingen zijn ontvangen, op welke datum en welke hoofdsom daarna resteert.
Bij zakelijke debiteuren blijft goede administratie even belangrijk. Zeker bij meerdere facturen is het verstandig om per factuur vast te leggen:
- Factuurnummer.
- Factuurdatum.
- Vervaldatum.
- Oorspronkelijke hoofdsom.
- Ontvangen betalingen.
- Restant hoofdsom.
- Berekende rente en incassokosten.
Een rommelige administratie verzwakt een incassodossier. De debiteur krijgt dan meer ruimte om discussie te voeren over het openstaande bedrag.
Wat als de factuur wordt betwist?
Een betwiste factuur vraagt om een andere aanpak dan een factuur waarop helemaal niet wordt gereageerd. Zegt de debiteur alleen “ik betaal niet”, dan is dat iets anders dan een onderbouwde klacht over levering, kwaliteit, prijsafspraak of bevoegdheid.
Bij een serieuze betwisting moet u eerst beoordelen of de vordering inhoudelijk sterk genoeg is. Dat betekent dat u kijkt naar de overeenkomst, offerte, opdrachtbevestiging, leveringsbewijzen, correspondentie en eventuele klachten.
In de praktijk zien we vooral drie situaties.
- De debiteur gebruikt een schijnbetwisting om tijd te rekken.
Dan kan een strakke juridische sommatie juist effectief zijn. De brief moet duidelijk maken waarom de betwisting niet opgaat en waarom betaling alsnog wordt verlangd.
- De debiteur heeft deels een punt.
Dan kan het verstandiger zijn om eerst het niet betwiste deel te incasseren en de discussie over het restant apart te beoordelen.
- Het dossier is inhoudelijk zwak.
Dan is procederen of kosten verhogen risicovol. In zo’n situatie is herstel van bewijs of onderhandeling soms verstandiger dan direct escaleren.
Een incasso advocaat kijkt daarom niet alleen naar de vraag welk bedrag u wilt incasseren, maar vooral naar de vraag of het dossier juridisch houdbaar is. Dat voorkomt dat u kosten maakt voor een vordering die later deels of volledig strandt.
Incassokosten bij oude vorderingen en verjaring
Bij oudere facturen moet eerst worden bekeken of de vordering nog afdwingbaar is. Een vordering kan verjaren. Als dat gebeurt en de verjaring niet tijdig is gestuit, kan de debiteur zich daartegen verweren.
Verjaring speelt vooral bij dossiers die lang zijn blijven liggen, facturen die niet consequent zijn opgevolgd of betalingsregelingen die nooit goed zijn vastgelegd. Een herinnering of aanmaning kan soms helpen om verjaring te stuiten, maar dan moet de inhoud juridisch kloppen.
Reken bij oude facturen dus niet alleen incassokosten uit. Controleer eerst:
- Wanneer de factuur opeisbaar werd.
- Welke betalingsherinneringen of sommaties zijn verstuurd.
- Of de debiteur de vordering heeft erkend.
- Of er betalingen zijn gedaan.
- Of de verjaring tijdig is gestuit.
Meer weten over dit onderwerp? Bekijk ook verjaard of toch niet en verjaring hoe zit dat nou.
Veelgemaakte fouten bij incassokosten berekenen
Een goede berekening voorkomt discussie. Toch ontstaan in de praktijk vaak dezelfde fouten.
Fout 1: rekenen over het verkeerde bedrag
Incassokosten worden berekend over de hoofdsom. Als er al deelbetalingen zijn gedaan, moet duidelijk zijn welk bedrag nog openstaat. Wie blijft rekenen over het oorspronkelijke bedrag, loopt risico op discussie of afwijzing van kosten.
Fout 2: geen onderscheid maken tussen consument en ondernemer
Bij consumenten gelden strengere regels. Een correcte 14 dagenbrief is dan essentieel. Bij zakelijke klanten kan meer contractsvrijheid bestaan, maar ook daar moet duidelijk zijn welke afspraken zijn gemaakt.
Fout 3: incassokosten en rente door elkaar halen
Incassokosten zijn geen rente. Rente is vergoeding voor te late betaling. Incassokosten zijn vergoeding voor werkzaamheden om betaling buiten rechte te verkrijgen. Beide kunnen in één dossier spelen, maar ze moeten apart worden berekend en onderbouwd.
Fout 4: btw automatisch doorbelasten
Btw over incassokosten kan niet in elk dossier op de debiteur worden verhaald. Controleer eerst of de schuldeiser btw kan verrekenen. Anders wordt de vordering onnodig kwetsbaar.
Fout 5: blijven sommeren bij een serieuze betwisting
Als de debiteur inhoudelijk verweer voert, is een standaard incassotraject vaak te beperkt. Dan moet het dossier juridisch worden beoordeeld. Anders kan de zaak vastlopen zodra een procedure nodig is.
Fout 6: denken dat een calculator het hele dossier beoordeelt
Een calculator berekent een bedrag. De calculator beoordeelt niet of de aanmaning klopt, of de factuur opeisbaar is, of de debiteur consument is en of de vordering wordt betwist. Gebruik de calculator daarom als hulpmiddel, niet als vervanging van juridische beoordeling.
Wanneer is zelf berekenen voldoende?
Zelf incassokosten berekenen is meestal goed te doen als de situatie overzichtelijk is. Denk aan één openstaande factuur, geen inhoudelijke betwisting, duidelijke betalingstermijn en een debiteur die niet reageert.
Gebruik in dat geval de incasso calculator en controleer daarna of uw aanmaning klopt. Bij consumenten verdient de 14 dagenbrief extra aandacht.
Zelf berekenen is minder verstandig bij:
- Een hoge vordering.
- Meerdere facturen met deelbetalingen.
- Een consumentendossier met onduidelijke aanmaning.
- Een betwiste factuur.
- Een oude vordering waarbij verjaring kan spelen.
- Een buitenlandse debiteur.
- Een dossier waarin u mogelijk naar de rechter moet.
In die situaties is het meestal verstandiger om eerst juridisch te laten beoordelen welke route kansrijk is.
Een incasso advocaat is vooral relevant wanneer betaling uitblijft en het dossier meer vraagt dan standaard opvolging. Dat speelt bijvoorbeeld wanneer de debiteur de vordering betwist, verhaal onzeker is, beslag overwogen wordt of een gerechtelijke procedure nodig kan zijn.
Bij Incasso Advocaten kijken wij naar drie vragen.
- Is de vordering juridisch sterk genoeg?
We beoordelen de factuur, overeenkomst, algemene voorwaarden, correspondentie en eventuele betwisting.
- Is betaling praktisch haalbaar?
Een vordering winnen is één ding. Het bedrag daadwerkelijk innen is iets anders. Daarom kan verhaalsonderzoek nodig zijn. Bekijk daarvoor ook verhaalsonderzoek.
- Welke route past bij het dossier?
Soms is een stevige sommatie genoeg. Soms is een betalingsregeling verstandig. In andere gevallen is gerechtelijke incasso, beslag of een faillissementsaanvraag logischer. Lees ook incassotraject starten en incasso zonder kosten.
Incassokosten berekenen met onze calculator
Wilt u snel weten welk bedrag volgens de staffel past bij uw hoofdsom? Gebruik dan onze incasso calculator. Vul de openstaande hoofdsom in en controleer welk bedrag aan incassokosten daar normaal gesproken bij hoort.
Let wel op: de calculator rekent. De calculator beoordeelt uw dossier niet. Controleer daarom eerst of:
- De betalingstermijn is verstreken.
- De hoofdsom klopt.
- Eventuele deelbetalingen goed zijn verwerkt.
- De debiteur consument of ondernemer is.
- De juiste aanmaning is verstuurd.
- De factuur niet serieus wordt betwist.
Twijfelt u op een van deze punten, laat dan uw dossier controleren voordat u verdere kosten vordert.
Wij gaan verder waar incassobureaus ophouden
Veelgestelde vragen over incassokosten berekenen
Mag ik incassokosten rekenen als mijn klant maar een deel heeft betaald?
Dat hangt af van het bedrag dat na de deelbetaling nog openstaat en van het moment waarop de betaling is ontvangen. Leg de betaling goed vast en bereken incassokosten niet blind over het oorspronkelijke factuurbedrag.
Moet ik bij een zakelijke klant ook een 14 dagenbrief sturen?
De wettelijke 14 dagenbrief is vooral van belang bij consumenten. Bij zakelijke klanten kunnen andere afspraken gelden, bijvoorbeeld in de overeenkomst of algemene voorwaarden. Toch is een duidelijke laatste sommatie vaak verstandig, omdat dit het dossier sterker maakt en discussie voorkomt.
Mag ik incassokosten rekenen als de factuur wordt betwist?
Bij een serieuze betwisting is voorzichtigheid nodig. U moet dan eerst beoordelen of de vordering inhoudelijk klopt. Als de debiteur alleen tijd rekt zonder goede onderbouwing, kan een juridische sommatie juist zinvol zijn.
Bereken ik incassokosten over het bedrag inclusief of exclusief btw?
Dat hangt af van de hoofdsom die de debiteur moet betalen. Bij facturen aan ondernemers speelt daarnaast of btw op incassokosten kan worden verhaald. Btw over de incassodienst is niet automatisch een schadepost voor de debiteur.
Kan ik incassokosten en wettelijke handelsrente tegelijk rekenen?
In zakelijke dossiers kan wettelijke handelsrente naast incassokosten spelen. Het zijn verschillende posten. Rente ziet op te late betaling. Incassokosten zien op werkzaamheden om betaling te krijgen. Beide posten moeten wel goed worden berekend en onderbouwd.
Wat gebeurt er met incassokosten als de zaak naar de rechter gaat?
Dan beoordeelt de rechter of de buitengerechtelijke incassokosten terecht zijn gevorderd. Daarnaast kunnen proceskosten spelen. Die proceskosten worden volgens andere regels vastgesteld dan buitengerechtelijke incassokosten.
Wat als mijn 14 dagenbrief niet klopt?
Bij consumenten kan een fout in de 14 dagenbrief ertoe leiden dat de buitengerechtelijke incassokosten worden afgewezen. Laat de brief controleren voordat u procedeert of een standaardmodel vaker gebruikt.
Wanneer is een incasso advocaat verstandiger dan een incassobureau?
Een incasso advocaat is vooral verstandig bij betwiste vorderingen, hoge bedragen, zakelijke dossiers met algemene voorwaarden, buitenlandse debiteuren, verhaalsrisico of wanneer een gerechtelijke procedure waarschijnlijk is. Lees ook advocaat, deurwaarder of incassobureau.
Conclusie: goed berekenen voorkomt discussie
Incassokosten berekenen lijkt eenvoudig, maar de uitkomst hangt af van meer dan de hoofdsom. De belangrijkste vragen zijn of de debiteur consument of ondernemer is, of de juiste aanmaning is verstuurd, of de factuur wordt betwist en of deelbetalingen goed zijn verwerkt.
Gebruik de incasso calculator voor een snelle berekening. Wilt u zeker weten of u de kosten juridisch goed vordert? Stuur dan uw factuur, aanmaning, betaalhistorie en correspondentie mee. Dan beoordelen wij of uw dossier sterk genoeg is voor de volgende stap.