Incassokosten en algemene voorwaarden
24/7 inzicht in uw dossier
Hoe legt u ze goed vast?
Algemene voorwaarden kunnen een sterke basis zijn voor betalingstermijnen, rente en incassokosten. Toch gaan ondernemers hier vaak te makkelijk mee om. Een bepaling over incassokosten helpt alleen als de voorwaarden echt van toepassing zijn, de klant er tijdig kennis van kon nemen en de bepaling juridisch verdedigbaar is.
Vooral bij openstaande facturen wordt het belang van goede voorwaarden zichtbaar. De klant betaalt te laat, u wilt rente en kosten rekenen, maar dan blijkt dat de voorwaarden alleen onderaan de factuur staan. Of er staat een streng kostenbeding in dat bij consumenten niet houdbaar is. Deze pagina legt uit hoe u incassokosten goed vastlegt en waar u op moet letten voordat u zich op uw voorwaarden beroept.
Algemene voorwaarden regelen de standaardafspraken die u niet bij iedere opdracht opnieuw wilt uitonderhandelen. Denk aan betalingstermijnen, rente, incassokosten, klachten, aansprakelijkheid, eigendomsvoorbehoud en toepasselijk recht.
Bij incasso zijn vooral drie onderdelen belangrijk:
- Wanneer moet de klant betalen?
- Welke rente geldt bij te late betaling?
- Welke kosten zijn verschuldigd als u moet incasseren?
Zonder duidelijke afspraken valt u vaak terug op wettelijke regels. Dat hoeft niet verkeerd te zijn, maar het geeft minder grip. Bij zakelijke klanten kan een goed kostenbeding helpen om vooraf duidelijk te maken wat de gevolgen zijn van te late betaling. Bij consumenten is die ruimte beperkter en moet u rekening houden met dwingende bescherming.
Algemene voorwaarden zijn dus geen versiering. Ze zijn pas waardevol als ze passen bij uw soort klanten, uw factuurproces en uw incassostrategie.
Een bepaling is niets waard als de voorwaarden niet gelden
De eerste vraag is niet wat er in uw voorwaarden staat. De eerste vraag is of de voorwaarden onderdeel zijn van de overeenkomst. Als dat niet zo is, kunt u zich er meestal niet op beroepen.
In de praktijk gaat dit vaak mis. Ondernemers verwijzen pas op de factuur naar hun algemene voorwaarden. Dat is meestal te laat, omdat de overeenkomst dan al is gesloten. De klant moet vóór of bij het sluiten van de overeenkomst weten dat uw voorwaarden gelden en de kans hebben om daarvan kennis te nemen.
Goede momenten om algemene voorwaarden van toepassing te verklaren zijn:
- In de offerte.
- In de opdrachtbevestiging.
- In het contract.
- In het online bestelproces.
- In een getekende raamovereenkomst.
- Bij verlenging van een bestaande samenwerking, als duidelijk wordt bevestigd welke voorwaarden gelden.
Een factuurverwijzing kan nuttig zijn als herinnering, maar is zelden genoeg als eerste moment waarop de klant uw voorwaarden ziet.
Een duidelijke toepasselijkheidsverklaring voorkomt discussie. De klant moet kunnen zien dat uw algemene voorwaarden onderdeel zijn van de overeenkomst.
Een praktische formulering is bijvoorbeeld:
“Op al onze offertes, opdrachten en overeenkomsten zijn onze algemene voorwaarden van toepassing. Deze voorwaarden zijn als bijlage meegestuurd en maken onderdeel uit van de overeenkomst.”
Bij online opdrachten kan dat anders worden ingericht, bijvoorbeeld met een aanvinkvakje waarbij de klant akkoord gaat met de voorwaarden en de voorwaarden kan downloaden of opslaan.
Belangrijk is dat u later kunt bewijzen wat er is gebeurd. Bewaar daarom:
- De offerte met verwijzing naar de voorwaarden.
- De opdrachtbevestiging.
- De versie van de voorwaarden die toen gold.
- Het e mailbericht waarmee de voorwaarden zijn meegestuurd.
- Loggegevens bij online akkoord.
- Een ondertekende overeenkomst of raamafspraak.
Bij incasso gaat het vaak mis omdat de ondernemer wel voorwaarden heeft, maar niet kan aantonen dat deze bij de overeenkomst horen.
Terhandstelling: de klant moet kennis kunnen nemen van de voorwaarden
Algemene voorwaarden moeten niet alleen van toepassing worden verklaard. De klant moet ook een redelijke mogelijkheid hebben gekregen om van de voorwaarden kennis te nemen. In gewone taal: u moet ze op tijd beschikbaar maken.
Dat kan bijvoorbeeld door de voorwaarden als bijlage bij de offerte mee te sturen. Bij digitale contracten kan het door een duidelijke downloadlink te geven, mits de voorwaarden kunnen worden opgeslagen en later geraadpleegd.
Risicovolle werkwijzen zijn:
- Alleen verwijzen naar de voorwaarden onderaan de factuur.
- Alleen melden dat voorwaarden “op verzoek beschikbaar” zijn, terwijl verstrekken eenvoudig mogelijk was.
- Een link gebruiken die later niet meer werkt.
- Geen bewijs bewaren van de versie die gold.
- De voorwaarden pas na acceptatie sturen.
- Bij consumenten onduidelijke of verborgen voorwaarden gebruiken.
Als de klant geen redelijke mogelijkheid kreeg om kennis te nemen van de voorwaarden, kan een beroep op die voorwaarden kwetsbaar worden. Dat raakt dus ook uw rente en incassokostenbeding.
Wat zet u over incassokosten in algemene voorwaarden?
Een goede incassobepaling is duidelijk, praktisch en juridisch verdedigbaar. De bepaling moet niet alleen zeggen dat de klant kosten betaalt, maar ook wanneer dat gebeurt en welke kosten bedoeld zijn.
Een incassobepaling kan onderdelen bevatten zoals:
- De klant moet op tijd betalen volgens de overeengekomen betalingstermijn.
- Bij te late betaling is rente verschuldigd.
- Bij uitblijven van betaling kunnen buitengerechtelijke incassokosten worden gevorderd.
- Voor zakelijke klanten kunnen afwijkende afspraken gelden als die redelijk en overeengekomen zijn.
- Bij consumenten worden incassokosten pas verschuldigd nadat aan de wettelijke aanmaningseisen is voldaan.
- Eventuele gerechtelijke kosten en executiekosten staan los van buitengerechtelijke incassokosten.
Vermijd vage teksten als “alle kosten komen voor rekening van de klant”. Dat klinkt stevig, maar geeft weinig houvast. Beter is een bepaling die onderscheid maakt tussen rente, buitengerechtelijke kosten, proceskosten en eventuele executiekosten.
De algemene wettelijke basis van buitengerechtelijke kosten staat verder uitgewerkt op buitengerechtelijke incassokosten.
Incassokosten bij zakelijke klanten
Bij zakelijke klanten is er meer ruimte om afspraken te maken over betaling, rente en kosten. Dat maakt algemene voorwaarden vooral waardevol voor ondernemers die vaak aan andere bedrijven leveren.
Toch is die ruimte niet onbeperkt. Een kostenbeding moet duidelijk zijn, van toepassing zijn en in de concrete situatie verdedigbaar blijven. Een rechter kan kritisch kijken naar onredelijke of onvoldoende onderbouwde kostenposten.
Voor zakelijke klanten zijn deze bepalingen belangrijk:
- Een duidelijke betalingstermijn.
- Wettelijke handelsrente of contractuele rente bij te late betaling.
- Buitengerechtelijke incassokosten.
- Vergoeding van redelijke kosten bij invordering.
- Mogelijkheid om levering op te schorten bij betalingsachterstand.
- Eigendomsvoorbehoud bij levering van goederen.
- Toepasselijk recht en bevoegde rechter.
Voor MKB ondernemers is vooral bewijs belangrijk. Zorg dat de klant de voorwaarden vooraf kreeg en dat u de juiste versie bewaart.
Bij consumenten moet u voorzichtiger zijn. Een bepaling in algemene voorwaarden kan de wettelijke bescherming van consumenten niet zomaar opzijzetten. Bij consumenten blijft de correcte aanmaning belangrijk. De consument moet na ontvangst nog veertien dagen kunnen betalen zonder incassokosten.
Een consumentenbeding dat suggereert dat incassokosten direct verschuldigd zijn zodra de betalingstermijn verloopt, is riskant. De tekst moet rekening houden met de wettelijke route.
Een betere benadering is:
- Vermeld dat betaling op tijd moet plaatsvinden.
- Kondig aan dat bij uitblijven van betaling een aanmaning volgt.
- Vermeld dat incassokosten pas verschuldigd worden als de consument na correcte aanmaning niet betaalt.
- Sluit aan bij de wettelijke staffel.
- Vermijd te hoge vaste kosten of onduidelijke boetes.
Bij consumenten draait het dus niet om een zo streng mogelijke bepaling. Het draait om een bepaling die standhoudt.
Rente en incassokosten in dezelfde voorwaarden
Rente en incassokosten horen vaak bij elkaar, maar ze zijn juridisch verschillend. Rente vergoedt vertraging in betaling. Incassokosten vergoeden werkzaamheden om betaling te krijgen.
Algemene voorwaarden moeten die posten apart behandelen. Dat voorkomt discussie bij sommatie of procedure.
Een heldere betalingsclausule behandelt bijvoorbeeld:
- De betalingstermijn.
- Het moment waarop verzuim intreedt.
- Welke rente geldt bij te late betaling.
- Of voor zakelijke klanten wettelijke handelsrente geldt.
- Wanneer buitengerechtelijke incassokosten verschuldigd zijn.
- Dat proceskosten en executiekosten apart kunnen spelen.
Zet rente en kosten later ook apart op de sommatie. Een totaalbedrag zonder uitsplitsing maakt uw vordering kwetsbaarder.
Contractuele rente: nuttig, maar niet onbeperkt
Veel algemene voorwaarden bevatten een bepaling over rente bij te late betaling. Bij zakelijke klanten kan dat praktisch zijn, omdat het direct duidelijk maakt wat te late betaling kost.
Toch moet contractuele rente redelijk blijven en goed zijn afgesproken. Een extreem hoog rentepercentage kan discussie oproepen. Bij consumenten is extra voorzichtigheid nodig, omdat oneerlijke of onredelijk bezwarende bedingen kunnen worden aangevochten.
Controleer daarom:
- Is het rentepercentage duidelijk?
- Geldt het alleen voor zakelijke klanten of ook voor consumenten?
- Is het percentage verdedigbaar?
- Is duidelijk vanaf welke datum rente loopt?
- Wordt rente apart van incassokosten berekend?
- Is de klant vooraf akkoord gegaan met de voorwaarden?
Een renteclausule moet dus niet alleen streng zijn. Zij moet bruikbaar zijn als er later discussie ontstaat.
Betalingstermijn en verzuim
Een goede incassopositie begint bij een duidelijke betalingstermijn. Als niet duidelijk is wanneer de klant moest betalen, wordt het lastiger om rente en kosten te onderbouwen.
Neem in uw voorwaarden op:
- Binnen hoeveel dagen facturen moeten worden betaald.
- Vanaf welk moment rente verschuldigd is.
- Wat er gebeurt bij niet tijdige betaling.
- Of opschorting van werkzaamheden mogelijk is.
- Of nieuwe leveringen kunnen worden stopgezet bij achterstand.
Bij zakelijke klanten kan een fatale betalingstermijn duidelijkheid geven. Bij consumenten moet u alsnog rekening houden met de aanmaningsregels voor incassokosten.
Voor praktische opvolging na het verstrijken van de betalingstermijn kunt u kijken naar betalingsherinnering.
Algemene voorwaarden bevatten soms boetebedingen naast rente en incassokosten. Dat kan nuttig zijn, maar kan ook verwarring geven. Een boete is iets anders dan buitengerechtelijke incassokosten.
Een boete is meestal bedoeld als prikkel om een verplichting na te komen of als gefixeerde schadevergoeding. Incassokosten zien op werkzaamheden om betaling te verkrijgen. Rente ziet op vertraging in betaling.
Als u deze posten door elkaar haalt, krijgt de debiteur ruimte voor verweer. De vraag wordt dan of u dubbel rekent of een te zware kostenlast oplegt.
Controleer daarom per bepaling:
- Wat is het doel van de bepaling?
- Wanneer wordt de post verschuldigd?
- Geldt de bepaling voor consumenten of alleen zakelijk?
- Is cumulatie met rente en incassokosten bedoeld?
- Is dat redelijk en verdedigbaar?
- Is de tekst begrijpelijk genoeg?
Bij incasso is duidelijkheid meestal sterker dan een lange lijst aan dreigende kostenposten.
Algemene voorwaarden bij terugkerende klanten
Bij vaste klanten ontstaat vaak een schijnzekerheid. U levert al jaren aan dezelfde klant en gaat ervan uit dat uw voorwaarden gelden. Toch is dat niet altijd vanzelfsprekend.
Bij terugkerende relaties is belangrijk:
- Welke voorwaarden golden bij de eerste opdracht?
- Zijn de voorwaarden later gewijzigd?
- Is de nieuwe versie goed gecommuniceerd?
- Heeft de klant de nieuwe voorwaarden aanvaard?
- Wijken recente afspraken af van uw standaardvoorwaarden?
- Zijn betalingstermijnen in de praktijk steeds anders toegepast?
Als u jarenlang afwijkende betalingstermijnen accepteert, kan de klant zich daar later op beroepen. Dat betekent niet dat u geen betaling kunt eisen, maar het maakt uw positie minder strak.
Bevestig wijzigingen in voorwaarden daarom expliciet. Zeker bij rente en incassokosten is het onverstandig om alleen een nieuwe versie op de website te zetten en verder niets te doen.
Algemene voorwaarden bij internationale klanten
Bij internationale klanten zijn algemene voorwaarden extra belangrijk. Daarin kunt u afspraken maken over toepasselijk recht, bevoegde rechter, betalingstermijn, valuta, rente en incassokosten.
Zonder zulke afspraken kan discussie ontstaan over welk recht geldt en waar geprocedeerd moet worden. Dat heeft directe gevolgen voor kosten.
Let bij internationale voorwaarden op:
- Rechtskeuze.
- Forumkeuze.
- Taal van de voorwaarden.
- Valuta.
- Internationale betaalgegevens.
- Incoterms, als goederen worden geleverd.
- Rente en kosten bij te late betaling.
- Bewijs dat de buitenlandse klant de voorwaarden kreeg.
Een Nederlandse tekst kan onvoldoende zijn als de internationale klant redelijkerwijs niet begrijpt waar hij mee instemt. Bij grotere internationale contracten is een Engelstalige versie vaak praktischer.
Wij gaan verder waar incassobureaus ophouden
Wat als klant en leverancier allebei voorwaarden gebruiken?
In zakelijke relaties komt het vaak voor dat beide partijen algemene voorwaarden gebruiken. De leverancier verwijst naar zijn verkoopvoorwaarden, de klant naar zijn inkoopvoorwaarden. Dan ontstaat de vraag welke voorwaarden gelden.
Dit wordt vaak de battle of forms genoemd. De uitkomst hangt af van de volgorde van verwijzingen, de afwijzing van elkaars voorwaarden en de manier waarop de overeenkomst tot stand kwam.
Voor incassokosten is dit belangrijk. Uw voorwaarden kunnen een sterk kostenbeding bevatten, maar als de inkoopvoorwaarden van de klant gelden, kan dat beding buiten beeld raken.
Voorkom dit door:
- In uw offerte duidelijk naar uw voorwaarden te verwijzen.
- De voorwaarden mee te sturen.
- De voorwaarden van de klant uitdrukkelijk van de hand te wijzen.
- Bij grote klanten contractueel vast te leggen welke voorwaarden voorgaan.
- In de opdrachtbevestiging te herhalen welke voorwaarden gelden.
Een stille botsing tussen voorwaarden wordt vaak pas zichtbaar als er niet wordt betaald. Dan bent u laat.
Wat als uw voorwaarden niet goed zijn overeengekomen?
Als uw voorwaarden niet goed zijn overeengekomen, betekent dat niet automatisch dat u niets kunt incasseren. De hoofdsom kan nog steeds verschuldigd zijn. U mist alleen mogelijk de extra contractuele basis voor rente, kosten, boetes of specifieke bevoegdheden.
Dan moet u terugvallen op:
- De overeenkomst zelf.
- De factuur en betalingstermijn.
- Wettelijke rente of handelsrente, als die van toepassing is.
- Wettelijke regels voor buitengerechtelijke incassokosten.
- Bewijs van opdracht en levering.
- Redelijkheid van gemaakte kosten.
Dat is werkbaar, maar minder sterk dan een goed contractueel kader. Zeker bij zakelijke debiteuren kan het verschil maken of u algemene voorwaarden goed hebt geregeld.
Veelgemaakte fouten bij incassokosten in algemene voorwaarden
Fout 1: pas op de factuur naar voorwaarden verwijzen
Een verwijzing op de factuur komt vaak te laat. De voorwaarden moeten vóór of bij het sluiten van de overeenkomst onderdeel worden van de afspraak.
Fout 2: voorwaarden niet meesturen of beschikbaar maken
Alleen zeggen dat voorwaarden bestaan is meestal onvoldoende. De klant moet redelijk kennis kunnen nemen van de inhoud.
Fout 3: één model gebruiken voor consumenten en zakelijke klanten
Consumenten hebben extra bescherming. Een streng zakelijk kostenbeding kan bij consumenten kwetsbaar zijn.
Fout 4: rente, boete en incassokosten door elkaar halen
Maak duidelijk welk bedrag waarvoor is bedoeld. Anders lijkt het alsof u dubbel rekent.
Fout 5: te hoge of vage incassokosten opnemen
Een bepaling als “alle kosten zijn voor rekening van klant” is vaak te vaag. Specificeer beter wat u bedoelt en sluit aan bij wettelijke regels waar nodig.
Fout 6: gewijzigde voorwaarden niet opnieuw communiceren
Nieuwe voorwaarden gelden niet automatisch voor bestaande of nieuwe opdrachten als de klant daar niet goed op is gewezen.
Fout 7: voorwaarden van de klant niet afwijzen
Bij zakelijke klanten kan een conflict ontstaan tussen uw verkoopvoorwaarden en hun inkoopvoorwaarden. Wijs afwijkende voorwaarden duidelijk af.
Fout 8: geen versiebeheer bewaren
Bij discussie moet u kunnen laten zien welke voorwaarden golden op het moment van contractsluiting. Bewaar oude versies.
Hoe ziet een goede incassobepaling eruit?
Een goede incassobepaling is kort genoeg om begrijpelijk te blijven en precies genoeg om later te gebruiken. De exacte tekst moet passen bij uw bedrijf, klanten en contracten, maar inhoudelijk horen deze elementen erin:
- Een duidelijke betalingstermijn.
- Een bepaling over rente bij te late betaling.
- Een bepaling over buitengerechtelijke incassokosten.
- Een onderscheid tussen zakelijke klanten en consumenten.
- Een verwijzing naar wettelijke regels waar dat nodig is.
- Een bepaling over proceskosten en executiekosten voor zover juridisch verdedigbaar.
- Een regeling voor opschorting of stopzetten van werkzaamheden bij betalingsachterstand.
Vermijd overdreven zware formuleringen. Een bepaling die juridisch standhoudt, is waardevoller dan een bepaling die vooral streng klinkt.
Praktische controlelijst voor ondernemers
Controleer uw voorwaarden aan de hand van deze vragen:
- Staan uw betalingstermijnen duidelijk in de voorwaarden?
- Staat rente bij te late betaling duidelijk omschreven?
- Staat er een bepaling over buitengerechtelijke incassokosten?
- Maakt u onderscheid tussen consumenten en zakelijke klanten?
- Zijn uw voorwaarden vóór of bij de overeenkomst verstrekt?
- Kunt u bewijzen welke versie gold?
- Zijn online voorwaarden downloadbaar en later raadpleegbaar?
- Wijken offertes of contracten af van de voorwaarden?
- Wijst u inkoopvoorwaarden van klanten duidelijk af?
- Sluiten uw voorwaarden aan op uw huidige factuurproces?
- Zijn internationale klanten meegenomen?
- Zijn boetes, rente en kosten helder gescheiden?
Als u meerdere vragen niet kunt beantwoorden, is het verstandig om uw voorwaarden te laten controleren voordat u ze in incassodossiers gebruikt.
Wanneer laat u algemene voorwaarden controleren?
Laat uw voorwaarden controleren als ze ouder zijn, uit een standaardmodel komen of niet aansluiten op uw huidige klanten. Dat geldt zeker als u vaak te maken hebt met openstaande facturen.
Controle is verstandig bij:
- Groei van particuliere naar zakelijke klanten of andersom.
- Internationale verkoop.
- Terugkerende betalingsproblemen.
- Hoge factuurbedragen.
- Levering van goederen met eigendomsvoorbehoud.
- Dienstverlening met meerwerk.
- Gebruik van online bestelprocessen.
- Klanten die eigen inkoopvoorwaarden gebruiken.
- Procedures waarin rente of kosten worden betwist.
Goede voorwaarden voorkomen geen wanbetaling, maar ze maken uw positie sterker wanneer betaling uitblijft. Wilt u uw voorwaarden laten controleren of opstellen, bekijk dan algemene voorwaarden laten opstellen.
Incassokosten vorderen als voorwaarden goed staan
Als uw voorwaarden goed zijn overeengekomen, is de incassopositie sterker. Toch moet u ook dan zorgvuldig blijven. Bij consumenten blijft een correcte aanmaning nodig. Bij zakelijke klanten moet de vordering opeisbaar zijn en moet de kostenpost passen bij de afspraken en de wet.
Een goede vervolgstap is:
- Controleer de openstaande hoofdsom.
- Controleer welke voorwaarden gelden.
- Controleer of de klant consument of ondernemer is.
- Verwerk deelbetalingen.
- Stuur een passende sommatie.
- Bereken rente en kosten apart.
- Bewaar bewijs van verzending.
- Beoordeel verweer inhoudelijk.
Voor consumenten en andere gevoelige dossiers is de aanmaning vaak doorslaggevend. Lees daarvoor verder op aanmaning.
Wanneer wordt een procedure nodig?
Een procedure komt in beeld als de klant ondanks duidelijke voorwaarden, correcte sommatie en voldoende bewijs niet betaalt. De rechter kijkt dan naar de hoofdsom, de toepasselijkheid van de voorwaarden, de redelijkheid van de kosten en eventueel verweer van de debiteur.
Bij een procedure moet u kunnen onderbouwen:
- Dat de overeenkomst bestaat.
- Dat uw voorwaarden van toepassing zijn.
- Dat de klant de voorwaarden kon kennen.
- Welke facturen openstaan.
- Hoe rente en kosten zijn berekend.
- Dat de juiste aanmaning is verstuurd.
- Waarom eventueel verweer niet opgaat.
Als dit bewijs ontbreekt, wordt de procedure kwetsbaarder. Lees meer over de procedurele route op gerechtelijke incasso.
Kan ik incassokosten opnemen in mijn algemene voorwaarden?
Ja, dat kan. De bepaling moet wel duidelijk zijn, de voorwaarden moeten van toepassing zijn en bij consumenten moet rekening worden gehouden met wettelijke bescherming.
Is een verwijzing naar algemene voorwaarden op de factuur genoeg?
Meestal niet als dat de eerste verwijzing is. De klant moet vóór of bij het sluiten van de overeenkomst weten dat de voorwaarden gelden en daarvan kennis kunnen nemen.
Mag ik bij zakelijke klanten hogere incassokosten afspreken?
Bij zakelijke klanten is meer contractuele ruimte dan bij consumenten. Toch moet de bepaling duidelijk, overeengekomen en verdedigbaar blijven. Een extreem of onduidelijk kostenbeding kan discussie oproepen.
Mag ik bij consumenten direct incassokosten rekenen via algemene voorwaarden?
Nee, bij consumenten blijft een correcte aanmaning nodig. De consument moet na ontvangst nog veertien dagen kunnen betalen zonder incassokosten.
Moet ik mijn algemene voorwaarden meesturen met elke offerte?
Dat is vaak verstandig. Belangrijk is dat de klant vóór of bij het sluiten van de overeenkomst een redelijke mogelijkheid krijgt om de voorwaarden te lezen en te bewaren.
Wat als mijn klant eigen inkoopvoorwaarden gebruikt?
Dan kan discussie ontstaan over welke voorwaarden gelden. Wijs afwijkende voorwaarden tijdig en duidelijk af en bevestig welke voorwaarden op de overeenkomst van toepassing zijn.
Kan ik rente, boete en incassokosten tegelijk opnemen?
Dat kan, maar formuleer zorgvuldig. Rente, boete en incassokosten hebben verschillende functies. Voorkom dubbel rekenen en maak duidelijk wanneer welke post verschuldigd is.
Conclusie: sterke incassokosten beginnen bij sterke voorwaarden
Algemene voorwaarden kunnen uw incassopositie aanzienlijk versterken, vooral bij zakelijke klanten. Maar alleen als ze goed zijn overeengekomen, tijdig beschikbaar zijn gesteld en inhoudelijk passen bij uw klanten en factuurproces.
Zorg daarom voor duidelijke betalingstermijnen, een verdedigbare rentebepaling, een heldere incassokostenclausule en bewijs dat de klant de voorwaarden kon kennen. Maak onderscheid tussen consumenten en zakelijke klanten. Bewaar versies en bewijs van verzending.
Bij openstaande facturen is het te laat om slechte voorwaarden nog te repareren voor die overeenkomst. Controleer uw voorwaarden daarom vóórdat betalingsproblemen ontstaan. Dan staat u sterker als incasso toch nodig wordt.